Câmeras, portões eletrônicos, reconhecimento facial, controle de acesso e treinamento da portaria costumam estar entre as principais preocupações quando o assunto é segurança em condomínios.
Mas uma vulnerabilidade muito mais simples pode estar passando despercebida: o lixo.
Documentos descartados sem qualquer tipo de destruição podem conter nomes de moradores, números de apartamentos, telefones, informações sobre funcionários e prestadores de serviços e até detalhes sobre procedimentos internos de segurança.
Nas mãos erradas, informações aparentemente sem importância podem ajudar criminosos a conhecer a rotina de um condomínio e tornar uma tentativa de invasão muito mais convincente.
Quadrilhas buscam informações no lixo dos condomínios
Uma reportagem exibida pelo Balanço Geral, da Record, chamou atenção para uma estratégia utilizada por criminosos para obter informações sobre condomínios e seus moradores.
Segundo a reportagem, quadrilhas estão vasculhando resíduos em busca principalmente de documentos que revelem informações internas dos prédios. Entre os materiais procurados estão atas de assembleias condominiais.
Esses documentos podem conter nomes completos, números de apartamentos e discussões sobre questões internas do condomínio, inclusive relacionadas à segurança.
A reportagem também aponta que criminosos podem se apresentar como catadores de materiais recicláveis ou entregadores para se aproximar dos locais onde os resíduos são armazenados.
Por que uma ata de condomínio pode interessar a criminosos?
Para quem participa da administração do condomínio, uma ata pode parecer apenas um registro das decisões tomadas durante uma assembleia.
Para alguém interessado em obter informações sobre o prédio, entretanto, ela pode revelar muito mais.
Dependendo de seu conteúdo, uma ata pode apresentar informações como:
- nomes de moradores;
- números das unidades;
- nome do síndico;
- nomes de funcionários ou prestadores;
- obras e manutenções programadas;
- problemas existentes no condomínio;
- alterações nos sistemas de acesso;
- discussões relacionadas à segurança do prédio.
O perigo aumenta quando essas informações são combinadas com dados encontrados em outras fontes.
Informações reais tornam golpes mais convincentes
Imagine alguém chegando à portaria e dizendo:
"Estou aqui para falar com o Carlos, do apartamento 82. O síndico Roberto solicitou uma vistoria porque estamos fazendo a manutenção do sistema."
Se os nomes, o apartamento e a manutenção mencionados realmente existirem, a história pode parecer legítima.
É justamente por isso que conhecer informações sobre o condomínio nunca deve ser considerado prova de que uma pessoa está autorizada a entrar.
O procedimento de identificação e confirmação com o morador deve ser seguido independentemente da quantidade de informações que o visitante demonstre conhecer.
O problema não está somente nas atas
Diversos outros materiais descartados diariamente podem revelar informações sobre moradores ou sobre o funcionamento do condomínio.
Entre eles estão:
- listas de moradores;
- cadastros de visitantes;
- planilhas utilizadas pela portaria;
- ordens de serviço;
- orçamentos;
- relatórios de manutenção;
- impressões de e-mails;
- documentos de funcionários;
- listas de telefones;
- cadastros de veículos;
- comunicados internos;
- rascunhos e anotações administrativas.
Mesmo documentos antigos merecem atenção. O fato de uma informação não ser mais utilizada pela administração não significa necessariamente que ela tenha perdido seu valor para terceiros.
Moradores também precisam prestar atenção ao próprio lixo
O cuidado não deve ficar restrito à administração do condomínio.
Caixas de encomendas e correspondências frequentemente possuem etiquetas contendo informações pessoais.
Nome completo, endereço, número do apartamento, telefone e informações sobre o remetente podem permanecer perfeitamente legíveis depois que uma embalagem é colocada na lixeira.
Por isso, uma medida simples é remover ou inutilizar as etiquetas antes de descartar caixas, envelopes e embalagens.
Destruir documentos antes do descarte
A recomendação mais simples é impedir que informações confidenciais permaneçam legíveis depois que o documento deixa de ser necessário.
Documentos contendo dados pessoais ou informações internas podem ser triturados antes de seguirem para o lixo ou para a reciclagem.
Dependendo do volume de documentos produzido pelo condomínio, também é possível estabelecer um procedimento específico para descarte ou contratar empresas especializadas na destruição segura de documentos.
A preocupação não se limita ao papel. Computadores, discos rígidos, pen drives e outros dispositivos também podem armazenar informações e precisam receber tratamento adequado antes de serem descartados.
LGPD também envolve documentos físicos
A proteção de dados pessoais não está restrita aos sistemas de computador.
A Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD) trata da proteção de informações relacionadas a pessoas identificadas ou identificáveis, independentemente de o tratamento ocorrer em meios físicos ou digitais.
Isso reforça a necessidade de condomínios avaliarem não apenas onde armazenam informações, mas também como esses dados são eliminados quando deixam de ser necessários.
A portaria continua sendo uma barreira fundamental
Mesmo que informações internas acabem chegando às mãos de terceiros, procedimentos bem definidos podem dificultar uma tentativa de invasão.
Porteiros e controladores de acesso devem evitar liberar visitantes simplesmente porque eles sabem o nome do morador, o número do apartamento ou detalhes sobre o condomínio.
Algumas medidas básicas incluem:
- confirmar visitantes diretamente com o morador;
- validar prestadores de serviço antes da entrada;
- não informar se determinado morador está ou não em casa;
- evitar fornecer telefones ou dados de moradores a terceiros;
- desconfiar de pedidos de exceção aos procedimentos;
- registrar tentativas suspeitas de acesso;
- comunicar à administração abordagens fora do padrão.
Cuidado com perguntas aparentemente inocentes
A obtenção de informações também pode acontecer por telefone ou pessoalmente.
Uma pessoa pode perguntar:
"O senhor Marcos ainda é o síndico?"
ou:
"A empresa que faz a manutenção dos elevadores continua sendo a mesma?"
Isoladamente, essas perguntas podem parecer inofensivas. Entretanto, as respostas podem confirmar informações que posteriormente serão usadas para construir uma abordagem mais convincente.
Funcionários devem ser orientados sobre quais informações podem ou não ser fornecidas a pessoas externas ao condomínio.
Segurança também é controle da informação
A segurança de um condomínio não termina no portão.
Câmeras, alarmes e sistemas de controle de acesso são importantes, mas informações sobre moradores, funcionários e procedimentos internos também precisam ser protegidas.
Uma folha de papel descartada pode parecer sem valor para quem a colocou no lixo. Para alguém tentando conhecer a rotina do prédio, porém, ela pode representar uma peça importante de um quebra-cabeça.
A regra pode ser simples: se uma informação não deveria estar disponível para qualquer pessoa, ela também não deveria chegar ao lixo de forma legível.
