Por muitos anos, falar em assembleia de condomínio significava imaginar moradores reunidos no salão de festas, cadeiras enfileiradas, lista de presença na entrada e longas discussões até que todos os assuntos da pauta fossem deliberados.
Esse cenário começou a mudar rapidamente durante a pandemia.
Com as restrições aos encontros presenciais, condomínios precisaram encontrar maneiras de continuar aprovando contas, obras, contratos, eleição de síndico e outras decisões importantes sem reunir dezenas ou centenas de pessoas no mesmo ambiente.
As videoconferências e plataformas de votação passaram então a ocupar um espaço muito maior na gestão condominial.
Passada a fase mais crítica da pandemia, a assembleia eletrônica não desapareceu.
Pelo contrário: muitos condomínios perceberam que a possibilidade de participar de casa, do trabalho ou até durante uma viagem poderia facilitar o envolvimento dos moradores nas decisões.
Mas existe uma diferença importante entre simplesmente realizar uma reunião pelo computador e realizar uma assembleia eletrônica juridicamente adequada.
A assembleia eletrônica é permitida por lei?
Sim.
A Lei nº 14.309, de 8 de março de 2022, alterou o Código Civil e passou a prever expressamente a possibilidade de convocação, realização e deliberação das assembleias condominiais por meio eletrônico.
A legislação incluiu o artigo 1.354-A no Código Civil.
Pela regra, qualquer modalidade de assembleia pode ocorrer eletronicamente, desde que sejam atendidas duas condições fundamentais:
- a convenção do condomínio não pode proibir a realização eletrônica;
- devem ser preservados aos condôminos os direitos de voz, debate e voto.
Isso significa que uma assembleia online possui fundamento legal próprio e pode produzir deliberações válidas quando realizada corretamente.
Online não significa informal
Talvez esse seja o ponto mais importante para síndicos e administradoras.
O fato de a reunião acontecer por computador ou celular não elimina as formalidades existentes nas assembleias tradicionais.
Continuam sendo relevantes questões como:
- convocação adequada;
- respeito à convenção;
- ordem do dia claramente definida;
- legitimidade dos participantes;
- direito de manifestação;
- quórum exigido para cada decisão;
- contabilização correta dos votos;
- registro das deliberações;
- elaboração da ata.
Em outras palavras, trocar o salão de festas por uma tela não muda as regras jurídicas daquilo que está sendo decidido.
O edital de convocação é o primeiro cuidado
Uma assembleia segura começa antes da reunião.
A própria Lei nº 14.309/2022 determina que o instrumento de convocação informe que a assembleia será realizada por meio eletrônico.
Também devem constar instruções sobre:
- como acessar a assembleia;
- como o condômino poderá se manifestar;
- como serão realizados os debates;
- como os votos serão coletados.
Portanto, um edital que simplesmente informe "assembleia às 19h pelo aplicativo" pode ser insuficiente para uma organização adequada.
Quanto mais claras forem as instruções, menor será a chance de dúvidas ou questionamentos posteriores.
A convocação deve chegar a todos os condôminos
Outro cuidado continua sendo essencial: todos os condôminos que deveriam ser convocados precisam ter a oportunidade de participar.
O meio utilizado para convocação deve respeitar aquilo que estiver previsto na convenção e nas regras aplicáveis ao condomínio.
Dependendo do empreendimento, isso pode envolver:
- e-mail;
- aplicativo do condomínio;
- carta;
- edital;
- entrega física;
- ou combinação desses meios.
O importante é conseguir demonstrar que a convocação ocorreu de forma regular.
Não esqueça da pauta
O ambiente virtual não deve ser utilizado para surpreender os participantes com decisões que não estavam previstas.
A ordem do dia precisa indicar com clareza quais assuntos serão discutidos.
Se haverá votação sobre uma obra, alteração da convenção, eleição de síndico, mudança de regras ou aprovação de determinada despesa, isso deve constar de maneira suficientemente clara na convocação.
Essa transparência permite que o condômino decida se precisa participar e se deseja estudar previamente determinado assunto.
Os documentos deveriam estar disponíveis antes da reunião
Uma das grandes vantagens da assembleia eletrônica é justamente a possibilidade de disponibilizar documentos antecipadamente.
A legislação permite que documentos relacionados à ordem do dia sejam apresentados de forma física ou eletrônica.
Entre eles podem estar:
- orçamentos;
- propostas de fornecedores;
- prestação de contas;
- balancetes;
- laudos;
- minutas de alteração da convenção;
- plantas ou projetos;
- contratos em análise.
Enviar esses materiais com antecedência ajuda a tornar a assembleia mais objetiva e reduz discussões baseadas apenas em informações incompletas.
Quem está participando da assembleia?
Em uma assembleia presencial, normalmente existe uma lista de presença e alguma forma de identificar os participantes.
No ambiente eletrônico, essa preocupação continua existindo.
O condomínio precisa estabelecer um procedimento capaz de identificar quem está acessando a reunião e, principalmente, quem possui legitimidade para votar por determinada unidade.
Algumas plataformas utilizam:
- login individual;
- e-mail previamente cadastrado;
- código enviado ao morador;
- autenticação em aplicativo;
- token temporário;
- cadastro prévio da unidade.
O método escolhido deve buscar equilíbrio entre facilidade de uso e confiabilidade.
E quando existe procuração?
As procurações continuam podendo fazer parte das assembleias eletrônicas.
O condomínio precisa verificar as exigências existentes na convenção e na legislação aplicável para representação de condôminos.
Uma boa prática é solicitar o documento com antecedência suficiente para que sua regularidade possa ser analisada antes da votação.
Isso evita que a reunião precise parar enquanto administradora ou presidente tentam descobrir se determinado participante pode ou não representar uma unidade.
O direito de falar continua existindo
A assembleia virtual não pode virar apenas um formulário de votação em que os moradores recebam alternativas e escolham uma opção sem possibilidade de discussão.
A lei determina expressamente a preservação dos direitos de voz, debate e voto.
Dependendo do modelo escolhido, isso pode acontecer por videoconferência, áudio, chat ou outro recurso que permita efetivamente a manifestação.
O sistema precisa ser organizado de forma que os participantes consigam apresentar suas opiniões antes da deliberação.
É possível estabelecer regras para organizar as falas?
Sim.
Assim como ocorre presencialmente, uma assembleia com dezenas de pessoas pode se tornar inviável se todos tentarem falar ao mesmo tempo.
O presidente da assembleia pode organizar a ordem das manifestações e definir procedimentos razoáveis para manter a reunião funcional.
O importante é que a organização não seja utilizada para impedir indevidamente determinado participante de se manifestar.
Quórum não muda porque a assembleia é virtual
Esse é outro ponto que costuma provocar confusão.
A tecnologia utilizada para realizar a reunião não altera o quórum exigido para cada deliberação.
Se determinado assunto exige maioria específica ou quórum qualificado previsto em lei ou na convenção, a assembleia eletrônica deve respeitar exatamente essa exigência.
A plataforma precisa, portanto, conseguir relacionar corretamente:
- unidades participantes;
- frações ideais quando aplicáveis;
- votos válidos;
- abstenções;
- procurações;
- resultado final.
WhatsApp sozinho é uma boa plataforma para votação?
Grupos de mensagens podem ser úteis para comunicação, mas merecem muita cautela quando utilizados como sistema formal de deliberação.
Em um grupo comum pode ser difícil controlar:
- quem representa cada unidade;
- quem efetivamente possui direito de voto;
- alterações ou exclusões de mensagens;
- horário exato de cada voto;
- contabilização de frações ideais;
- segurança do acesso;
- registro estruturado das deliberações.
Para decisões relevantes, plataformas específicas para assembleias ou ferramentas que permitam auditoria e registro adequado tendem a oferecer maior segurança.
A votação precisa ser auditável
Imagine uma assembleia que termina com o resultado:
"A proposta foi aprovada por 57 votos a 43."
Se posteriormente alguém questionar o resultado, o condomínio deveria conseguir demonstrar como chegou àquele número.
Um bom sistema permite reconstruir a votação:
- quem votou;
- qual unidade foi representada;
- qual era o peso do voto;
- qual opção foi escolhida;
- quando o voto foi registrado;
- qual foi o resultado consolidado.
Isso não significa necessariamente expor publicamente todos os votos, mas sim possuir registros suficientes para comprovar a regularidade do processo.
Quando a ata deve ser elaborada?
A Lei nº 14.309/2022 estabelece que a ata da assembleia eletrônica seja lavrada após a soma de todos os votos e a divulgação do resultado.
A ata também pode ser eletrônica.
É importante registrar:
- data e horário;
- forma de realização;
- participantes;
- ordem do dia;
- principais discussões;
- propostas submetidas à votação;
- resultados;
- quóruns alcançados;
- deliberações aprovadas.
A assembleia pode ser híbrida
Nem todos os moradores possuem a mesma facilidade com tecnologia.
Um condomínio pode ter moradores jovens acostumados com aplicativos e, ao mesmo tempo, pessoas que preferem participar presencialmente.
A legislação permite expressamente a realização de assembleias híbridas, com participação presencial e virtual simultaneamente.
Esse modelo pode ser particularmente interessante para condomínios que desejam ampliar a participação sem excluir quem prefere comparecer pessoalmente.
A pandemia acelerou uma mudança que permaneceu
Durante o isolamento provocado pela Covid-19, condomínios enfrentaram um desafio bastante prático:
decisões importantes continuavam precisando ser tomadas, mesmo quando reunir dezenas de pessoas presencialmente não era recomendável.
As assembleias virtuais ganharam espaço nesse contexto.
Em pesquisa realizada com mais de 2 mil síndicos durante a pandemia, parte relevante dos participantes já apontava a assembleia virtual entre as mudanças que provavelmente permaneceriam na rotina dos condomínios.
O que começou para muitos empreendimentos como uma solução emergencial acabou mostrando outra vantagem: a praticidade.
O proprietário que está viajando pode participar. O morador que chega tarde do trabalho pode acessar de casa. Quem possui filhos pequenos não precisa necessariamente se deslocar até o salão.
Em condomínios com investidores ou proprietários que moram em outras cidades, a participação remota pode ser ainda mais relevante.
Assembleia online garante maior participação?
Não necessariamente.
A tecnologia remove algumas barreiras, como deslocamento e presença física, mas participação também depende de comunicação, interesse dos moradores e organização.
Uma assembleia mal divulgada continuará tendo baixa participação mesmo sendo realizada pela internet.
Por outro lado, permitir acesso pelo celular ou computador pode facilitar bastante a participação de quem não conseguiria comparecer fisicamente.
E se a internet de um morador cair?
A legislação também tratou dessa situação.
O Código Civil prevê que a administração do condomínio não responde por problemas decorrentes dos equipamentos de informática ou da conexão de internet dos condôminos ou representantes, nem por situações que estejam fora de seu controle.
Ainda assim, isso não significa que a administração possa utilizar uma plataforma instável ou inadequada.
Uma boa prática é testar previamente o sistema e disponibilizar instruções claras de acesso.
E se a plataforma do próprio condomínio cair?
Essa situação é diferente.
Se ocorrer uma falha generalizada no sistema utilizado para realizar a assembleia e grande parte dos participantes ficar impossibilitada de acompanhar ou votar, pode existir risco para a regularidade das deliberações.
O edital pode prever antecipadamente procedimentos para situações técnicas relevantes, como interrupção temporária, retomada da sessão ou remarcação.
Registrar o ocorrido também é importante.
Segurança digital faz parte da segurança jurídica
Uma plataforma de assembleia pode armazenar informações relevantes sobre moradores e proprietários.
Dependendo do sistema, podem existir:
- nomes;
- e-mails;
- unidades;
- documentos;
- procurações;
- registros de votação;
- gravações da reunião.
Por isso, a escolha da plataforma também deve considerar segurança da informação e proteção de dados pessoais.
Cuidado com links públicos de acesso
Publicar o endereço eletrônico da assembleia em um grupo aberto ou em uma página pública pode permitir que pessoas estranhas ao condomínio tentem acessar a reunião.
Sempre que possível, o acesso deve possuir algum mecanismo de autenticação ou validação do participante.
Links individuais, senhas, cadastro prévio ou autenticação pelo sistema do condomínio são algumas alternativas.
A assembleia precisa ser gravada?
A legislação que autoriza a assembleia eletrônica não estabelece, de maneira geral, que toda reunião condominial precise obrigatoriamente ser gravada em vídeo.
Se o condomínio decidir realizar uma gravação, é importante definir antecipadamente sua finalidade, forma de armazenamento, acesso e período de conservação.
Também é recomendável informar os participantes sobre a gravação.
A ata continua sendo o principal registro formal das deliberações.
Uma votação por enquete resolve?
Depende do tipo de ferramenta e da forma como ela é utilizada.
Uma enquete simples criada em aplicativo de mensagens pode não possuir controles suficientes para uma deliberação condominial relevante.
Antes de adotar determinado recurso, o condomínio deveria perguntar:
- é possível identificar quem votou?
- é possível impedir votos duplicados?
- é possível vincular o voto à unidade?
- o sistema considera corretamente o quórum?
- existe registro após o encerramento?
- é possível demonstrar posteriormente como o resultado foi obtido?
Crie regras antes da primeira assembleia eletrônica
A própria legislação permite que o condomínio estabeleça normas complementares sobre assembleias eletrônicas em seu regimento interno.
Essas normas podem ser aprovadas pela maioria simples dos presentes em assembleia convocada para essa finalidade.
Entre os pontos que podem ser regulamentados estão:
- forma de identificação dos participantes;
- procedimento de envio de procurações;
- forma de inscrição para manifestações;
- sistema utilizado para votação;
- procedimentos em caso de falha técnica;
- forma de disponibilização de documentos;
- procedimentos de registro da assembleia.
Checklist antes de enviar a convocação
Antes de marcar a próxima assembleia eletrônica, vale fazer uma conferência:
- A convenção permite a realização eletrônica?
- Todos os condôminos serão regularmente convocados?
- A pauta está claramente descrita?
- O edital informa que a assembleia será eletrônica?
- As instruções de acesso estão claras?
- A forma de votação foi explicada?
- Existe mecanismo para identificar os participantes?
- As procurações poderão ser verificadas?
- Os documentos da pauta estarão disponíveis?
- O sistema preserva voz, debate e voto?
- A plataforma consegue registrar corretamente os votos?
- Os quóruns necessários foram identificados?
- Existe procedimento em caso de falha técnica?
- O resultado poderá ser demonstrado posteriormente?
- A ata será elaborada após a apuração dos votos?
A tecnologia facilita, mas não substitui uma boa organização
Assembleias eletrônicas podem reduzir deslocamentos, permitir a participação de proprietários que estejam longe e tornar algumas etapas da votação muito mais eficientes.
Mas a tecnologia não corrige problemas de gestão.
Uma convocação incompleta continuará sendo problemática. Um quórum incorreto continuará sendo incorreto. Uma votação sem controle continuará podendo ser questionada.
A melhor assembleia eletrônica não é necessariamente aquela que usa a plataforma mais sofisticada, mas aquela em que todos sabem como participar, conseguem se manifestar e podem confiar no resultado.
Quando tecnologia, transparência e respeito às regras caminham juntas, a assembleia online deixa de ser apenas uma alternativa à reunião presencial e passa a ser uma ferramenta capaz de ampliar a participação na vida do condomínio.
Este conteúdo possui caráter informativo e apresenta regras gerais. A convenção e o regimento interno de cada condomínio, os quóruns específicos da matéria em votação e as circunstâncias de cada assembleia devem ser considerados. Para deliberações de maior complexidade ou em situações de conflito, recomenda-se orientação jurídica especializada.
